Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

facture électronique

Suite à l’adoption de la loi de finances 2020, la facture électronique est devenue une obligation en France pour toutes les échanges B2B ! À partir de 2023, cela s’appliquera aux entreprises du secteur privé. En plus des obligations légales, le passage aux factures électroniques peut également apporter des avantages tangibles.

C’est quoi une facture électronique ?

Il y a quelques années, les factures électroniques n’existaient pas légalement. Aujourd’hui, toutes les transactions avec le secteur public sont obligatoires et s’appliqueront progressivement à toutes les transactions interentreprises nationales du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026. Convaincus que la facture électronique est un puissant outil de modernisation économique et de compétitivité, mais que le plus important est de lutter contre la fraude, les autorités françaises et européennes sont à la fois les initiateurs et les bénéficiaires de cette évolution. Par une simple définition, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré, permettant son traitement automatique et électronique. Tout comme une facture papier classique, elle doit contenir toutes les informations obligatoires requises. Les factures électroniques restent des factures. En revanche, les factures imprimées et numérisées au moment de l’émission, les factures envoyées et reçues par courrier électronique, traitées numériquement et archivées ne sont pas des factures électroniques. Il s’agit alors de factures dématérialisées. Le passage à la facture électronique est un changement majeur dans l’organisation de l’entreprise. Entre diminution des coûts et gain de place, ses avantages sont multiples. Mais une préparation minimale est indispensable: passer à la facturation électronique nécessite de respecter plusieurs contraintes techniques et légales.

Facture électronique: une obligation légale

Depuis le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) sont tenues de soumettre les factures des marchés publics par voie électronique. À partir du 1er janvier 2026, les PME et les microentreprises seront obligées d’utiliser des factures dématérialisées. De manière concrète, les entreprises qui sont assujetties à la TVA en France doivent donc émettre, envoyer et recevoir des factures par voie électronique dans les différentes transactions avec d’autres entreprises qui sont imposées à la TVA, et assurer la transmission des données de facturation et les données de transaction (rapports électroniques) aux autorités fiscales. Les factures électroniques seront envoyées aux clients via une plateforme dématérialisation. Cette plateforme de dématérialisation jouera deux rôles principaux :

  • Envoyer la facture du fournisseur au client dans un format dématérialisé ;
  • Extraire certaines données de ces factures et les envoyer aux autorités fiscales (telles que l’identification du fournisseur et du client, etc.)

Une facture électronique constitue toujours une preuve légale de l’authenticité de la prestation ou de la vente de biens. C’est pourquoi le contenu de la facture électronique doit être cohérent avec le contenu de la facture papier et comporter les mêmes mentions obligatoires. Les factures électroniques facilitent également l’exercice des droits de taxe sur la valeur ajoutée et le contrôle fiscal.

Quels sont les avantages pour les entreprises ?

Bien que cette réforme soit obligatoire, elle apporte également de nombreux avantages aux entreprises. Au niveau du coût, les factures électroniques sont émises plus rapidement et coûtent moins cher que les factures classiques ou en version papier.  Elles permettent alors le développement de la productivité en optimisant les heures de travail. En créant une chaîne de facturation automatique, tout est géré depuis la création du devis jusqu’à la vérification du paiement. Dans ce cas, la facture électronique peut renforcer la traçabilité des factures et assurer une comptabilité sereine. Cela s’applique également aux reçus, le traitement des factures est plus rapide et la comptabilité est automatisée. Passer à la facturation électronique peut également d’améliorer les conditions de paiement. Elle est indispensable pour le suivi des transactions, notamment la spécificité des factures reçues par les clients. La transformation numérique des factures aidera les entreprises à établir des relations plus apaisées avec leurs clients et fournisseurs.

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