Les étapes à suivre pour réaliser un appel d’offre pim

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Pour assurer la garantie de la qualité de l’information produit, plus de 60 % des entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de PIM ou Product Information Management. Cela représente un investissement humain et financier comme pour tout logiciel afin d’assurer sa mise en œuvre. L’entreprise se doit de consacrer du temps pour bien choisir son futur partenaire et réaliser un appel d’offres. Grâce à cette procédure, elle pourra mettre en concurrence les différents prestataires et par la suite, choisir l’offre qui s’adapte le plus avec ses besoins. Pour faire un appel d’offres, il est essentiel de suivre une méthode structurée et cohérente se décomposant en différentes étapes : l’analyse globale du marché, la constitution d’un dossier de consultation, la soumission du dossier aux prestataires, la réception des dossiers complétés, une rencontre avec les prestataires, l’élaboration d’une liste restreinte, le choix du prestataire et la contractualisation. Alors, quelles sont les étapes à suivre pour réaliser un appel d’offre PIM ?

Analyse globale du marché

Dès le commencement du projet, une entreprise doit, dans un premier temps, désigner un responsable qui va conduire l’appel d’offres et va constituer une équipe de projet pluridisciplinaire avec les différents services (marketing, IT, commercial, achats…). Ce dernier doit être très impliqué dans chaque étape du projet. Cela va permettre de garantir son succès et aussi une meilleure acceptation des changements par tous des collaborateurs de l’entreprise.

Une fois que les rôles sont définis, l’entreprise devra alors recueillir des informations générales concernant le marché du PIM et va identifier ses principaux intervenants ainsi que leur positionnement. Pour pouvoir s’informer sur eux, elle doit notamment consulter toutes les ressources sur leur site web : articles de blog, cas clients, livres blancs, … L’appel d’offres commence donc par cette analyse. Elle permet à une entreprise de se faire déjà une idée sur le marché et va prendre en connaissance tous les différents logiciels proposés. A ce stade, l’entreprise peut déjà contacter quelques partenaires potentiels. Grace à ces premiers échanges, elle pourra clarifier tous ses besoins auprès de ses futurs partenaires et peut obtenir un ordre de grandeur des contraintes techniques et des coûts et de son projet PIM. Pour plus d’information sur les étapes pour faire un appel d’offres PIM, vous pouvez consulter ce site spécialisé.

Constitution et soumission du dossier

Pour faire un appel d’offres PIM, il est essentiel de constituer un dossier. Il doit être structuré et clair : une présentation succincte de l’entreprise, un cahier des charges technique et fonctionnel, une synthèse de ses motivations, les principales échéances prévisionnelles à savoir la date de remise de l’offre, la date de prise de décision, la date de démarrage du projet…, un tableau des besoins que le prestataire doit remplir. Un dossier complet est important et va permettre aux prestataires de bien comprendre tous les besoins de l’entreprise et aussi de ses attentes et les résultats qu’ils souhaitent sur le logiciel, notamment en couverture fonctionnelle. Une fois que le dossier de consultation est rédigé, il faut alors le transmettre aux prestataires potentiels qui sont au nombre de 5 ou 10 au maximum. Par la suite, chaque prestataire va faire une analyse du dossier, puis complétera tous les champs de l’appel d’offres afin de fournir à l’entreprise toutes les informations précises sur son offre.

Réception des dossiers complétés et rencontre avec les prestataires

Une fois que les dossiers complétés sont réceptionnés par l’entreprise, elle devra les étudier attentivement et puis faire une comparaison de chaque offre reçue. Pour réaliser ce genre comparaison, il est essentiel d’impliquer toute l’équipe du projet dans un processus de notation. Chaque membre peut, par exemple, donner une note pour des critères définis. A la fin, il faut extraire une moyenne. Grace à cette évaluation, l’entreprise va pouvoir attribuer des notes à chaque prestataire, les classer et faire une sélection PIM.

Les prestataires sélectionnés seront alors invités à présenter leur solution. Pendant cette démonstration, l’entreprise va pouvoir se renseigner sur toutes les fonctionnalités de la solution PIM qu’ils proposent  et peut poser ses questions. Aussi, elle peut utiliser cette présentation pour bien s’assurer que les prestataires comprennent bien ses problématiques.

Élaboration d’une liste restreinte et choix du prestataire

Suite à ces différents échanges, il est alors conseillé de faire une liste restreinte de 2 ou 3 prestataires les plus intéressants afin de pouvoir échanger en profondeur avec eux. L’entreprise va alors fournir un test sur ce qu’elle souhaite voir. Ce genre de démonstration doit s’apparenter à un POC ou Proof Of Concept. La comparaison sera alors facile en imposant la même contrainte à chaque solution PIM. La comparaison sera alors bien plus objective et facile.

En s’appuyant sur ces éléments comme l’analyse de marché, les échanges et l’étude des dossiers de consultation, l’entreprise sera alors en mesure de faire le choix d’un prestataire. De plus, elle doit revenir vers les prestataires non-retenus afin de les informer du choix final.

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