Comment intégrer une signature électronique dans un PDF ?

Signature électronique

Vous souhaitez passer rapidement une commande, envoyer un contrat par e-mail ou remplir un formulaire d’achat ? Pour être juridiquement valable, ce document doit être signé. Mais comment faire ? Aujourd’hui, la signature électronique est la solution pour tout professionnel qui souhaite gagner du temps. Le PDF est le format le plus couramment utilisé par les entreprises pour transférer des fichiers, des contrats de location aux documents juridiques et administratifs.

Les avantages des signatures électroniques dans les PDF

L’évolution de la technologie numérique a augmenté la demande de signatures électroniques. Les signatures manuscrites et les documents scannés sont en effet de simples copies et n’ont aucune valeur juridique. En guise de mécanisme numérique, la signature électronique PDF garantit l’intégrité et l’authenticité d’un document numérisé. De plus, elle permet d’authentifier son auteur. Elle a une valeur juridique et doit être validée par plusieurs parties. Cette information est stockée dans un certificat numérique à l’aide d’un algorithme mathématique qui crée une empreinte électronique unique. Cette signature numérique est importante pour vérifier l’authenticité du fichier numérisé. Elle facilite les transactions et accélère les contrats. Des économies importantes peuvent être réalisées. Les coûts d’impression peuvent être réduits en éliminant les déchets d’encre et de papier. Elle est donc considérée comme une solution écologique et durable. D’autant plus, elle réduit les erreurs humaines liées aux processus manuels. C’est donc un allié important dans la numérisation des processus métier. Elle facilite l’enregistrement de toutes les négociations en cours et terminées, plus d’informations ici.

Les systèmes de signature juridique de PDF

Les signatures numériques sont de plus en plus importantes dans le monde numérique. Désormais, différents dispositifs de signature électronique sur PDF peuvent être utilisés pour signer des fichiers numériques. Pour signer un fichier PDF, vous avez le choix entre :

  • Des logiciels ou d’outils certifiés qui garantissent la valeur juridique du fichier
  • Des plateformes de signature électronique gratuit ou payant en ligne

Dans ce cas, il faut choisir un dispositif qui non seulement vérifie l’identité du signataire, mais garantit également que le document ne pourra pas être falsifié à un stade ultérieur. Les exigences du règlement eIDAS peuvent être satisfaites par un service accrédité, ce qui permet d’obtenir trois niveaux de signature différents, plus sûrs et juridiquement valables. Il s’agit des signatures simples, avancées et qualifiées. Selon le type de document et vos besoins, vous pouvez choisir l’un de ces trois niveaux et l’inclure dans le fichier PDF à signer. Ce sont des solution sûres et pratiques que les professionnels ou particuliers peuvent les utiliser.

Comment intégrer une signature électronique sécurisée dans un fichier PDF ?

Si vous souhaitez choisir un dispositif de signature sécurisée conforme à eIDAS, il est possible de l’intégrer dans un fichier PDF existant et de fournir une signature au destinataire. Le processus peut varier légèrement en fonction de l’outil choisi. En général, cependant, le processus est similaire pour les différents outils de signature électronique. Par ailleurs, signé un document PDF se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord, vous devez obtenir et utiliser un certificat de signature numérique. Il s’agit d’une sorte de carte d’identité qui indique le nom, le titre et l’organisation du signataire. Ce certificat numérique est délivré par un tiers de confiance ou une autorité de certification. La deuxième étape consiste à choisir une signature numérique. Toutes les informations peuvent être vérifiées et validées avant d’être envoyées au signataire. Vous pouvez également choisir la zone visuelle dans laquelle vous souhaitez placer la signature. En utilisant une plateforme, il est également possible de suivre les collectes de signatures individuelles de différents destinataires dans le panneau de contrôle. Ces derniers sont avertis par e-mail lorsqu’ils reçoivent un document électronique qu’ils doivent signer s’ils acceptent de le lire. Un courriel de confirmation est ensuite envoyé au propriétaire du document, indiquant que tous les signataires ont signé le fichier PDF. De cette manière, les signatures sont sécurisées et l’utilisation d’une plateforme spécifique facilite le suivi des signatures.

Ce qu’il faut retenir

Avoir un PDF signé à la perfection n’est pas si évident. Les options ci-dessus vous permet également d’ajouter une signature au fichier PDF à compléter. Lorsque vous signez des documents officiels et des contrats, vous devez utiliser une méthode qui vous permet de fournir une signature authentique. Par exemple, le prénom et le nom doivent être signés en lettres capitales, ce qui, dans la plupart des cas, n’est pas suffisant. La signature numérique doit être au moins aussi bonne qu’une signature authentique utilisée sur d’autres documents, tels que des documents d’identité. Dessiner une signature avec une souris ou un écran tactile nécessite plusieurs essais. Toutefois, l’effort en vaut la peine, car la signature créée peut être utilisée dans d’autres documents PDF. Mais pour avoir un résultat optimal, misez sur un système qui vous permet de dessiner votre signature à la perfection et plus facilement, et cela, que ce soit en ligne, à distance ou en présentiel. 

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