Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion et comment l’utiliser ?

L’existence du progiciel de gestion intégré remonte aux années 1960, avec la mise à jour du plan de production de Toyota, impliquant la gestion de ses nécessités en matières premières. Ensuite, la logique associée au PGI s’est progressivement étendue à des fonctions importantes de la société. Elle touche aujourd’hui la gestion des ressources humaines et financières, des achats et des ventes. Le PGI ou ERP en anglais signifie le planning des ressources de l’entreprise. C’est une combinaison d’applications informatiques liées à la gestion des commandes, des ventes et des stocks. Il couvre donc l’ensemble du système d’information de la firme. Et il est crucial pour l’orientation décisionnelle de l’entrepreneur.

L’utilisation du Progiciel de Gestion Intégrée

En utilisant un progiciel de gestion, l’entreprise vise à standardiser ses données et ses processus pour faciliter la vérification et le suivi de ses activités. Ces renseignements sont souvent liés aux ventes et à la gérance commerciale pour donner un aperçu rapide du chiffre d’affaires mensuel ou de la prouesse des vendeurs par exemple ; à la comptabilité, cela permet de mieux voir les achats et les dépenses découlant des activités de la firme. Le PGI est aussi utile dans les contrôles de gestion, la gestion des stocks comme la logistique et la gestion des acquisitions et des ressources humaines. Sur wiki-gestion.com, vous pouvez trouver plus d’informations sur le sujet.

Le logiciel de gestion intégré agit comme le cerveau de l’entreprise et offre de multiples avantages tels que la fluidité et l’homogénéité de l’information tout en gardant des indications dans un seul fichier pour faciliter le partage et la communication des informations tant en externe qu’en interne. En outre, grâce à une organisation méticuleuse, les activités quotidiennes et la réalisation des objectifs sont étroitement contrôlées. Ainsi, les délais de mise en œuvre sont respectés dans les délais initialement prévus, les flux économiques et financiers sont mieux maîtrisés avec des tableaux de bord indiquant les entrées et les sorties en temps réel. Il est d’une grande utilité pour les décideurs dans la prise de décisions d’administration importantes et d’amélioration des coûts. En fait, les données sont transférées rapidement et efficacement à tous les niveaux. De plus, les coûts de formation du personnel restent faibles grâce à des processus standardisés.

Les limites du PGI

Malgré ces avantages indéniables, ces solutions de gestion présentent également quelques inconvénients dans le cadre d’activités mal gérées, d’objectifs mal déterminés et de risques de mise en œuvre plus complexes pour les employés, et même si les coûts de formation sont réduits, les licences et le support des logiciels sont relativement onéreux. Par ailleurs, une fois opérationnel, le logiciel de comptabilité réclame un entretien régulier. La maintenance peut aussi être coûteuse, il arrive parfois que le périmètre fonctionnel ne couvre pas tous les besoins de la firme, la mise en place d’un ERP nécessite une solide compréhension de toutes les étapes agencées au sein de l’organisation. Comme le PGI nécessite une grande base de données, son installation implique de fournir un serveur web puissant.

Comment préférer le bon PGI ?

Le choix du logiciel de gestion est un dilemme majeur pour de nombreux décideurs. Ils ont parfois du mal à déterminer la meilleure solution pour leur entreprise. Cependant, avec un parcours de connaissances clair, il est possible de clarifier la situation de manière importante. La première chose à se demander est l’état actuel de la société. Actuellement, il y a plusieurs types d’ERP. Certains conviennent à tous les types d’activités. D’autres se spécialisent dans certains domaines comme l’industrie, agriculture ou immobilier. L’avantage des outils généralistes est qu’ils sont très flexibles et applicables à la grande majorité des entreprises. D’ailleurs, ils sont généralement largement personnalisables. Les PGI spécialisés sont plus efficaces pour répondre aux besoins de certains départements. En ligne, vous pouvez découvrir plus de renseignements sur le PGI.

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