Choisir une solution logicielle adaptée pour commerce

Si vous envisagez d’investir dans un progiciel, il est important de prendre en compte quelques points-clés qui peuvent vous aider à faire le bon choix. Vous devez non seulement examiner les besoins actuels de votre entreprise, mais aussi garder à l’esprit ce dont elle aura besoin à l’avenir. Réfléchissez à la manière dont un logiciel peut aider votre entreprise à s’adapter aux changements et à se développer. Avant tout achat, il est généralement judicieux de procéder à une évaluation des besoins technologiques pour trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

Pouvez-vous définir le problème ?

Vous ne recherchez pas un nouveau progiciel de gestion pour le simple plaisir de le faire. Il doit y avoir un problème que vous espérez résoudre, des informations qui doivent être gérées ou un processus que vous aimeriez automatiser. Afin de trouver le meilleur logiciel, vous devez commencer par dresser la carte de vos problèmes actuels. Par exemple, les problèmes les plus courants sont les suivants :

• La double saisie de données
• Feuilles de calcul sans fin
• Utilisation de trop d’outils de gestion
• Sources d’information fragmentées
• Pas de vue d’ensemble en temps réel

Quel que soit le problème, essayez de le définir de manière aussi détaillée que possible. Cherchez les raisons de vos problèmes et réfléchissez aux solutions possibles. La réponse à vos besoins est de trouver le bon progiciel qui facilite le travail avec les facettes problématiques de votre entreprise.

Cartographier le flux de travail actuel

Pour trouver une solution qui permet de résoudre les problèmes actuels de votre entreprise, vous devez cartographier le flux de travail de votre entreprise. Pensez à votre routine quotidienne et dressez une liste de toutes les activités et informations utilisées.

• Quelles sont vos activités quotidiennes ?
• Comment faites-vous le suivi de ces activités ?
• Quel type d’informations recueillez-vous et conservez-vous ?
• Comment gérez-vous toutes les informations de l’entreprise ?
• Qui a accès à ces informations ?
• Quelle est la pierre d’achoppement dans votre travail quotidien ?
• Comment souhaiteriez-vous que votre travail soit facilité ?

Posez les mêmes questions à chaque personne de l’entreprise (ou aux chefs d’équipe), en examinant en profondeur leur flux de travail. Renseignez-vous sur les tâches problématiques et demandez-leur leur avis sur la manière dont leur travail actuel pourrait être facilité. Maintenant que vous avez dressé la carte du flux de travail actuel de votre entreprise, dressez une liste de toutes les activités mises en œuvre par vous-même, vos collègues et les membres de votre équipe. C’est un moyen infaillible de garantir que vous avez analysé toutes les facettes importantes de l’entreprise.

Trouvez la source et la solution de vos problèmes

Les fournisseurs de pgi conçoivent généralement leur produit autour d’un processus métier ou d’un problème à traiter. L’idée de relier les problèmes de votre entreprise au flux de travail actuel est de trouver les parties de votre entreprise qui doivent être corrigées ou facilitées par le nouvel outil logiciel. Afin de définir la source initiale et une solution à vos problèmes, suivez les étapes suivantes :

• Complétez la liste des activités avec les problèmes définis précédemment afin de relier les problèmes actuels de votre entreprise aux activités quotidiennes. Cela vous aide à voir quelles sont les solutions dont vous avez besoin avec le nouveau logiciel.
• Voyez quelles facettes de votre entreprise doivent être gérées par le nouveau logiciel et dressez une liste des problèmes que la solution doit résoudre.
• Lorsque vous cherchez le meilleur logiciel, recherchez un produit qui répond aux problèmes de vos départements commerciaux.

Il est essentiel de réfléchir à chaque détail avant d’acheter un progiciel. Une fois que vous avez analysé les problèmes de votre entreprise, le flux de travail et les meilleures solutions, pensez à d’autres exigences. Pour trouver le meilleur logiciel, créez une liste de conditions préalables supplémentaires. C’est un bon moyen de s’assurer que vous avez des attentes claires quant aux capacités du logiciel et que l’expérience utilisateur sera positive.

Êtes-vous sur la même longueur d’onde que votre équipe ?

Il est important de conserver le soutien et l’enthousiasme de votre équipe tout au long du processus de prise de décision et de mise en œuvre du logiciel, et de veiller à ce qu’elle bénéficie des nouvelles solutions. Le problème des fournisseurs de logiciels complets est qu’ils ont souvent besoin d’une contribution supplémentaire de la part de leurs utilisateurs. Lorsque les équipes n’ont pas l’habitude de suivre leur temps, de remplir des informations sur les projets ou de consigner leurs tâches dans un seul système, cela peut facilement entrainer une résistance. Votre équipe pourrait finir par utiliser les mêmes vieux outils et feuilles de calcul pour organiser son flux de travail et ses données. Organisez une réunion avec tous les chefs d’équipe et demandez-leur quelles sont les principales préoccupations de leur équipe concernant la mise en œuvre du logiciel. Présentez-leur également la liste des problèmes que vous avez dressée, demandez-leur leur avis sur la façon de trouver le bon progiciel de gestion et présentez-leur les avantages du logiciel.