Choisir une solution logicielle de gestion de projet adaptée

solution logicielle

Le choix d’un logiciel de gestion de projet est une démarche cruciale pour les entreprises. Chaque solution répond à des besoins très particuliers. Face à l’offre pléthorique d’outils sur le marché, il est parfois difficile de s’en retrouver. Cela va de la simple gestion des tâches à l’administration des ressources, des budgets et du pilotage des tableaux de bord.

L’analyse des besoins

En général, tous les logiciels de gestion de projet intègrent des fonctionnalités de base communes. Certaines solutions comportent des options supplémentaires. Dresser un cahier des charges est la première étape à faire pour choisir un logiciel de gestion de projet ajusté aux besoins de l’entreprise. Ce document recense les attentes des utilisateurs principaux. Vous avez besoin d’un calendrier partagé, d’une notification pour chaque échéance, d’espaces dédiés pour chaque projet ou d’une messagerie instantanée pour simplifier la communication de votre équipe ? Déterminez les contraintes et les exigences liées à votre quotidien. Un bon logiciel de gestion de projet doit assurer la prise en charge de la sécurisation de vos données. Certains outils permettent d’héberger les informations sur le territoire français et d’inviter les partenaires externes à collaborer.

Une fois que vous ayez listé vos attentes, dressez la liste des tâches attendues pour la réalisation du projet. Les fondations de ce dernier reposent sur le découpage des missions. Cette étape nécessite du temps et de la précision. Les entreprises opèrent souvent de manière chronologique pour être sûre de ne rien oublier. Une tâche qui requiert plusieurs actions peut être départagée en différentes tâches pour avoir une meilleure vision du cheminement.

Les fonctionnalités et la sécurisation de l’outil

En fonction de l’outil retenu, il est possible d’administrer toutes les étapes du cycle de vie de chaque projet. Certaines solutions permettent même de manager un portefeuille de projets. Très centrale, la gestion des tâches a un impact sur la sélection du logiciel de gestion de projets. La faisabilité dans le temps est l’un des paramètres essentiels dans la planification d’un projet. Celle-ci permet d’établir un chemin critique via la liste des tâches à accomplir. Elle autorise une bonne vision des activités et un meilleur suivi du projet. Certains logiciels simplifient l’organisation des tâches via un système de Kanban. Selon l’outil choisi, il est possible d’affecter une ressource à une mission qui doit être accomplie pour déterminer la charge de travail individuelle.

L’émission de compte-rendu est une fonctionnalité tant sollicitée par les utilisateurs. Elle permet de visualiser l’avancement du projet. Pour éviter le passage inaperçu du compte-rendu dans les messageries des collaborateurs, il convient de le rédiger dans des pages dédiés.

Un logiciel de gestion de projet efficace doit favoriser le partage de données via une interface intuitive en se convertissant en plateforme collaborative partage et stockage de documents. Cette option permet de se tenir au courant de la progression du projet.

Le coût, l’accessibilité et la facilité d’utilisation

L’acquisition d’un logiciel de gestion de projet peut nécessiter un important investissement. Certes, les outils gratuits s’avèrent économiques, mais comportent très peu d’options. Les logiciels payants, quant à eux, requièrent des formules tarifaires variées. Selon ses capacités financières, chaque enseigne est tenue de choisir la solution la plus ajustée à ses besoins.

L’enjeu de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est d’inciter la collaboration entre les différents acteurs du projet (fournisseurs, clients, prestataires de services, etc.). L’outil doit vous permettre une gestion aisée de l’accès aux documents stockés sur la plateforme.

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